• /
  • /

Кадровый аудит в организации: какие задачи решает проверка внутренней документации

Дата публикации: 21.12.2022
Кадровый аудит – это комплексный и независимый анализ документов компании, связанных с кадровым делопроизводством.

Понятие кадрового аудита часто путают с понятием кадрового консалтинга. Несмотря на то, что эти процедуры имеют общие задачи, проводятся они по-разному. Как правило, консалтинг не предполагает комплексную проверку деловых бумаг. Его цель – дать подробную консультацию и необходимые ответы на вопросы по интересующим руководство предприятия темам. Таким образом, консалтинг можно рассматривать в качестве дополнительной процедуры к кадровому аудиту, речь о котором пойдет в этой статье.

Цели аудита кадрового состава

  • 1
    Правильности ведения кадрового документооборота в каждой конкретной компании.
  • 2
    Соответствия кадровых документов законодательству Российской Федерации.
  • 3
    Работы сотрудников кадрового отдела и всей системы кадровой работы, установленной на предприятии.
  • 4
    Наличия рисков получения штрафных санкций со стороны контролирующих органов.
  • 5
    Возможностей для увеличения эффективности работы кадрового отдела.
  • 6
    Наличии ошибок, которые тормозят работу кадрового отдела и снижают его продуктивность.
Консультация
Оставьте заявку на бесплатную консультацию по интересующему вас вопросу, и наш специалист перезвонит вам в течение нескольких минут!

Виды кадрового аудита персонала

Аудит кадровых процессов может иметь различное содержание, которое зависит от цели и вида проверки. Общепринято рассматривать несколько типов кадрового аудита, среди которых выделяют:
  • 1
    Обязательный аудит. Инициируется в отношении организаций, деятельность которых попадает под критерии проведения обязательной проверки в соответствии с законодательством Российской Федерации. Как правило, это распространяется на финансовых брокеров, международные фонды и другие компании, чья работа попадает под критерии ст.5 №307-ФЗ «Об аудиторской деятельности». Периодичность проведения аудиторской проверки составляет в среднем 1-5 лет. К работе допускается аккредитованная аудиторская компания.
  • 2
    Внешний аудит. Такой анализ проводится исключительно с привлечением сторонних экспертов на основании решения собрания собственников или руководителя предприятия. Как правило, в этом случае компания получает результаты независимой экспертизы, которые могут стать основанием для изменений в ведении документооборота или в сфере кадровой работы в целом.
  • 3
    Внутренний кадровый аудит. В этом случае анализ проводится силами сотрудников организации на основании решения руководящего звена. Обычно цель управленцев заключается в контроле за работой отдела кадров и в оценке реального состояния документооборота кадровой службы.
  • 4
    Полный аудит. В этом случае специалист занимается анализом всех кадровых документов без исключений. Обычно руководство получает полный список недостатков в работе кадровой службы и рекомендации по их устранения.
  • 5
    Выборочный аудит. В этом случае кадровые документы проверяются выборочно с выделением тех, при работе с которыми часто возникают нарушения. Такой аудит не может дать полное представление о состоянии дел в компании, однако способствует устранению ошибок в отдельно взятых сегментах работы. В целом, выборочный аудит помогает «подсветить» те зоны риска в ведении кадровой документации, которые могут привести к штрафным санкциям в будущем.

Виды кадрового аудита персонала

Аудит кадровых процессов может иметь различное содержание, которое зависит от цели и вида проверки. Общепринято рассматривать несколько типов кадрового аудита, среди которых выделяют:
  • 1
    Обязательный аудит. Инициируется в отношении организаций, деятельность которых попадает под критерии проведения обязательной проверки в соответствии с законодательством Российской Федерации. Как правило, это распространяется на финансовых брокеров, международные фонды и другие компании, чья работа попадает под критерии ст.5 №307-ФЗ «Об аудиторской деятельности». Периодичность проведения аудиторской проверки составляет в среднем 1-5 лет. К работе допускается аккредитованная аудиторская компания.
  • 2
    Внешний аудит. Такой анализ проводится исключительно с привлечением сторонних экспертов на основании решения собрания собственников или руководителя предприятия. Как правило, в этом случае компания получает результаты независимой экспертизы, которые могут стать основанием для изменений в ведении документооборота или в сфере кадровой работы в целом.
  • 3
    Внутренний кадровый аудит. В этом случае анализ проводится силами сотрудников организации на основании решения руководящего звена. Обычно цель управленцев заключается в контроле за работой отдела кадров и в оценке реального состояния документооборота кадровой службы.
  • 4
    Полный аудит. В этом случае специалист занимается анализом всех кадровых документов без исключений. Обычно руководство получает полный список недостатков в работе кадровой службы и рекомендации по их устранения.
  • 5
    Выборочный аудит. В этом случае кадровые документы проверяются выборочно с выделением тех, при работе с которыми часто возникают нарушения. Такой аудит не может дать полное представление о состоянии дел в компании, однако способствует устранению ошибок в отдельно взятых сегментах работы. В целом, выборочный аудит помогает «подсветить» те зоны риска в ведении кадровой документации, которые могут привести к штрафным санкциям в будущем.
Важно отметить, что алгоритм проведения кадрового аудита в организации предполагает любую частоту проверок за исключением случаев обязательного аудита. Однако важно учитывать, что чем чаще документооборот подвергается анализу, тем меньше ошибок будет допущено в будущем при работе с деловыми бумагами.

Направление аудита кадровой деятельности

Законодательство РФ не закрепляет точный перечень ситуаций, при которых компании показано проводить аудит кадровой деятельности. Таким образом, руководство предприятия самостоятельно определяет перечень оснований для инициирования внутренней или внешней проверки. Однако есть ситуации, когда кадровый аудит настоятельно рекомендован. В этот перечень входит:
  • 1
    Замена руководителя отдела кадров или единственного сотрудника, отвечающего за этот участок работ.
  • 2
    Большое количество жалоб сотрудников на работу кадрового отдела.
  • 3
    Жалоба действующего или бывшего сотрудника на нарушение компанией норм Трудового кодекса РФ.
  • 4
    Смена руководителя предприятия.
  • 5
    Ситуации большой текучки кадров.
  • 6
    Изменение нормативно-правовых актов в области ведения кадрового документооборота.
  • 7
    Перед проведением проверки со стороны государственной инспекцией труда.
  • 8
    Оптимизация или сокращение отдела кадров и передача его функций бухгалтеру или другому сотруднику.
  • 9
    Процесс архивирования большого количества документов.
  • 10
    Ситуации массового сокращения работников предприятия.
В данном случае эффективность кадрового аудита будет обусловлена снижением различных рисков в случае возникновения нестандартных ситуаций в организации. Специалисты компании DVP Audit проводят комплексные проверки кадрового документооборота различных предприятий вне зависимости от возникших обстоятельств.

Порядок проведения аудита кадровой работы

Этапы кадрового аудита, как правило, включают в себя ряд мероприятий по оценке состояния документооборота внутри компании.

Этап №1. Подготовительный.

Перед началом основной работы специалист по аудиту должен выяснить цели и задачи, которые ставит перед проверкой заказчик, ознакомиться с деятельностью компании и определить сроки проверки. В зависимости от объема работа может занимать от нескольких дней до нескольких недель.

Этап №2. Определение списка документов, которые необходимо проанализировать.

Система кадрового аудита организации не предполагает наличия определенного перечня деловых бумаг, которые должны быть проверены в обязательном порядке. Однако существует список документов, которые компании необходимо вести в соответствии с законодательством РФ. Как правило, к этому перечню относятся:
  • 1
    Штатное расписание компании и приказ об утверждении документа.
  • 2
    Трудовые договора, заключенные с сотрудниками предприятия.
  • 3
    Договора о материальной ответственности, заключенные с материально-ответственными лицами.
  • 4
    Приказы, выпущенные с определенной целью – о переводе, предоставлении отпуска и прочие.
  • 5
    Личные дела работников.
  • 6
    График отпусков сотрудников.
  • 7
    Графики сменных работников о приеме-передаче смены.
  • 8
    Табеля рабочего времени.
  • 9
    Утвержденные нормы трудового распорядка.
  • 10
    Соглашение на обработку персональных данных каждого сотрудника.
  • 11
    Бумажные трудовые книжки и вкладыши к ним.
  • 12
    Перечень утвержденных должностных инструкций.
  • 13
    Внутренние нормативные акты, например о премиях, предоставлении отпусков или командировках.
  • 14
    Документооборот, связанный с охраной труда.
Оставьте заявку на бесплатную консультацию, мы будем рады вам помочь!
При проведении проверки аудитор, прежде всего, будет запрашивать полный или частичный перечень вышеуказанных документов. Также анализу могут подлежать бумаги, связанные с воинским учетом, командировками сотрудников, медицинские документы и прочие.

Этап №3. Непосредственное проведение кадрового аудита компании.

Кадровые документы проверяются по нескольким основаниям, среди которых можно выделить:
  • 1
    Непосредственное наличие документа в компании.
  • 2
    Соответствие деловых бумаг требованиям законодательства.
  • 3
    Наличие подписей должностных лиц, регистрационных номеров и необходимых отметок.
  • 4
    Контроль за правильностью заполнением документов.
  • 5
    Связь ряда документов, например, соответствие названия должности штатному расписанию, соответствие окладов в различных приказах и других бумагах.
Особое внимание уделяется анализу документов, связанных с охраной труда. На бланках проведения инструктажей должны стоять подписи всех сотрудников. При этом инструктаж или экзамен должен проводиться с определенной периодичностью в зависимости от уровня вредности на предприятии. При аудите различных производств важно учитывать выполнение дополнительных социальных гарантий для сотрудников подобных предприятий – повышенная ставка, дополнительные дни к отпуску, наличие дополнительного медицинского страхования, досрочный выход на пенсию.

Обычно на этом этапе специалист применяет следующие методы аудита кадровых процессов:
  • 1
    Аналитические – изучение документов и их сравнение.
  • 2
    Социальные – проведение опросов, анкетирования, а также наблюдение за работой персонала.
  • 3
    Экономические – дополнительный анализ бухгалтерских документов в случае возникшей необходимости.
Этап №4. Подготовка заключения по завершении кадрового аудита.

Законодательство Российской Федерации не устанавливает строгую форму для подготовки отчета. Как правило, аудитор составляет документ в свободном стиле, отражая в нем реальное состояние дел в кадровом отделе компании. Документ содержит описание найденных ошибок и недостатков, а также рекомендации по их устранению. Заключение должно обязательно иметь печать аудиторской компании и подпись уполномоченного лица.

Есть ли риски у аудита кадровой деятельности?

Как правило, аудиторская работа практически не несет в себе рисков для компании. При этом практика показывает, что положительный эффект от проведения проверки встречается в подавляющем большинстве случаев. Это связано с поиском слабых сторон кадровой работы во время аудита и донесения этой информации до руководителя компании. После получения объективных и ценных данных любой управленец, как правило, оценивает эффективность деятельности отдела кадров и предпринимает ряд шагов, необходимых для изменения ситуации в лучшую сторону. В последствии это экономит время и средства предприятия и сохраняет репутацию компании в глазах соискателей.

Ответы на часто задаваемые вопросы

Прежде всего, руководству компании необходимо выпустить приказ об инициировании внутренней проверки. Документ должен содержать цели, сроки и состав группы аудиторов. Как правило, проверкой занимаются руководитель предприятия, коммерческий директор и юрист.

В дальнейшем комиссии необходимо выполнить аналогичные этапы, как и в случае с внешней проверкой кадровой документации – определить список анализируемых документов, провести непосредственный аудит и составить отчет по итогам проверки. Последний документ должен содержать порядок, сроки и результаты проверки. Впоследствии руководство предприятия назначает ответственных лиц для устранения недостатков в ведении документооборота, которые были выявлены при аудите.

Автор публикации:

Статья была вам полезна?

Вам также может быть интересно:

Мы можем встретиться с вами как в России, так и в Германии!

DVP | Москва
ООО "Др. Фойгт и партнеры"
Духовской переулок 17/10, 115191 Москва, Россия
пн-пт 09:00–18:00
info@partnery-audit.com
+7 495 690 92 62
DVP | Гамбург
DVP Audit GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft
Эрик-Блюменфельд-Платц 27 Б
22587 Гамбург, Германия
info@partnery-audit.com
Тел. +49 40 866 6740
Факс
+49 40 866 67444