Аудит первичных бухгалтерских документов: в чем важность оценка «первички» для компании?

Дата публикации/обновления: 04.11.2023

Первичные документы необходимы для ведения бухгалтерского учета и определения объема налоговых платежей. В основе любой бухгалтерской операции лежит один из документов или набор таких документов. От правильности их оформления и достоверности зависит качество бухучета в целом. Найти и избежать ошибок помогает аудит первичных документов. Расскажем все, что нужно знать об этих мероприятиях.

Первичный бухгалтерский документ — это любая бумага, которая выступает основой для проведения бухгалтерской проводки, признания дохода или расхода в налоговом учете. Согласно закону «О бухгалтерском учете», каждый документ «первички» должен содержать семь обязательных реквизитов, включая название, дату оформления, название компании, отражаемые факты, величину денежного (натурального) измерения, печать и подписи сторон, реквизиты.

Важно учитывать, что если один первичный документ содержит сразу несколько фактов хозяйственной жизни, то нужно привести содержание всех их. Если бумага составляется на основе другого документа, то нужно ссылаться на этот другой документ.

Отметим, что отсутствие «первички» сильно искажает данных бухгалтерии, поэтому важность этих документов иногда недооценивают.

Среди видов первичных документов можно выделить следующие:

Все бухгалтерские документы проверяются еще до их поступления в финансовую службу. Важно, чтобы каждый бланк «первички» был заверен подписью и печатью руководителя одного из подразделений фирмы. Перед таким заверением важно проверить корректность заполнения формы. Это может сделать сотрудник к соответствующими компетенциями. Именно человек, который подпишет документ, впоследствии будет отвечать за факты, описанные в документе.

Но более подробная проверка документации производится уже при ее поступлении в бухгалтерию. Первоначально документы проверяются на соответствие данных. Затем важно уточнить, что документы составляются с соблюдением всех требований законодательства. Контроль важен, так как не все первичные документы составляются бухгалтерами или юристами, что повышает риски неправильного начисления налогооблагаемой базы и получения штрафов со стороны надзорных органов.

Что касается основных требований, то важно соответствие не только законодательству, но и внутренним регламентам, а также экономическая целесообразность документов. При наличии найденных ошибок учитывать документ в бухгалтерии нельзя. В этом случае сотрудник бухгалтерии должен сообщить о сомнительной или неверно оформленной операции директору фирмы, который выдаст письменно указание относительно судьбы документа. Таким образом, бухгалтер снимет с себя ответственность при налоговых проверках компании.

Если подозрений, что документ окажется проблемным нет, то документ проверяется только на правильность заполнения. Важно, чтобы он соответствовал всем утвержденным формам. Что касается собственно разработанных компанией документов, то при проверке важно ориентироваться на ст. 9 закона «О бухгалтерском учете».

Проверка денежных данных проводится непосредственно перед принятием «первички» к учету. Однородные типы первичных документов нужно сгруппировать и занести в учетные регистры. Важно проверить итоге по отдельному бланку и по операциям в целом.

Важно отметить, что контроль сохраняется и после принятия «первички» к учету. Такую проверку, как раз, и проводят аудиторские компании – сторонние организации, которые формулируют независимое мнение. Аудитор имеет право проверить деловые бумаги, срок которых охватывает период предшествующие 3 года от даты проверки.

Что входит в первичную бухгалтерскую документацию?

Как стало понятно выше, работа с первичными документами требует особой тщательности и внимательности. При оформлении и перед подписанием сотрудник или другое лицо обязано:

Отметим, что подписывать первичные документы могут руководитель, главный бухгалтер или любой другой сотрудник компании, который имеет на это право. Например, это может быть кассир. Чтобы наделить лицо обязанностями ставить подпись на первичных документах, необходимо издать приказ гендиректора компании, выдать доверенность от имени ООО. В последнем документе фиксируются образцы подписей, которые могут находиться на первичных документах. Важно не использовать факсимиле вместо подписей.

Аудит первичных бухгалтерских документов важно доверить профессиональной аудиторской компании. Специалисты смогут проверить документооборот на наличие неточностей и исправить найденные ошибки.

Для организации и проведения аудита необходимо применять разные инструменты, которые в итоге облегчат контроль и повысят качество оказываемых услуг.

Работа с «первичкой» организуется так, что работа строится вокруг проверки регистрации документов в бухгалтерском учете. Это важно, чтобы не потерять деловые бумаги при проведении аудита. В целом, аудит состоит из нескольких этапов:

Аудиторы советуют составлять и придерживаться графика документооборота. Он позволит эффективно работать с большим количеством документации. Его можно оформить и утвердить в качестве одного из приложений к учетной политике. В отношении каждого вида «первички» назначают ответственное лицо, которое несет контроль за:

Важно учитывать, что аудиторы фиксируют все найденные неточности, ошибки и факты подделки документов. По итогам проверки создается подробный отчет по всем фактам.

Соблюдение такого подхода позволит компании быть уверенным, что сотрудники бухгалтерского отдела верно ведут бухгалтерию.

Если в момент оформления документов сотрудник сделает ошибку, то ее необходимо исправить в этом же документе. Нельзя исправлять неточности в кассовых документах – чеках, ордерах. Такое правило содержится Указаниях Банка России «О порядке ведения кассовых операций...» от 11.03.2014 года. В случае обнаружения ошибки такой документ оформляется и выдается снова.

О правилах исправления можно сказать следующее:

Все корректировки должны содержать дату исправления, ФИО должностного лица, которое вносило исправления и подпись (личную или электронную).

Отметим, что если документ отражает двухсторонние расчеты (к таким относят накладную), то после внесения правок верная версия также высылается контрагенту.

Если документ с неточностями уже приняли к бухгалтерскому учету, то могут быть следующие варианты корректировки учета:

Окончательные меры зависят от существенности ошибки и неверно внесенной суммы.

Несмотря на то, что первичные документы могут быть подписаны бухгалтером или другим сотрудником, ответственность за корректность данных и заполнения лежит на руководителе компании. В первую очередь, директор должен знать нюансы законодательства и следить за их соблюдением.

За отсутствие первичного документа директор может получить штраф в размере 10 000 рублей. За неоднократное нарушение размер санкции возрастает до 30 000 рублей.

Если ошибка в «первичке» повлекла занижение налоговой базы, то штраф составит 20% от недоплаченной суммы налога, но не менее 40 000 рублей.

Бухгалтера или другие рядовые сотрудники практически не получают таких штрафов за исключением случаев, когда доказан их злой умысел, включая действия с документами для сокрытия хищений.

Для составления первичного документа и отражения его в бухгалтерском учете без ошибок важно знать несколько нюансов или иметь хороший опыт работы. Впрочем, на любом этапе могут возникнуть неточности. Чтобы их избежать, можно использовать автоматизированные специальные программы для бухгалтерского учета или перевести бухгалтерию на аутсорсинг в профессиональны аудиторские компании.