Бухгалтерский и налоговый учет аренды автомобиля

Дата публикации/обновления: 22.09.2023

Автомобиль – это движимое имущество, которое необходимо компаниям и ИП для достижения определенных целей. В эту категорию входят легковые, грузовые автомобили, а также автобусы и специальный транспорт.

Аренда – это правоотношения между двумя субъектами, суть которых заключается в предоставлении во временное пользование легковых и других машин на конкретное время за определенную плату. Закрепляется специальным договором.

Компании нередко принимают решение об аренде машин для производственных или хозяйственных нужд. Не всегда покупка авто является правильным решением для компании. Во многом это связано с большими расходами на покупку и содержание машины. В этой статье мы подробно рассмотрим правила и особенности аренды автомобиля, а также бухгалтерские проводки.

Гражданский кодекс РФ выделяет два типа договора аренды автотранспортного средства: с экипажем и без. Второй вид договора подразумевает аренду без предоставления услуг по управлению и технической эксплуатации. Порядок подписания и форма соглашения, а также обязанности арендодателя содержатся в статьях 642–649 ГК РФ. Если договор не предусматривает другого, то все расходы на эксплуатацию машину покрывает арендатор.

Обычно компании берут в аренду транспортные средства у юридических или у физических лиц. В зависимости от субъекта и от типа аренды – с экипажем или без экипажа – у организации-арендатора возникает различная обязанность по уплате налогов.

Чтобы отразить расходы на аренду автомобиля, важно правильно заполнять первичную документацию. Если нет противотечения в договоре, то расходы на аренду можно отражать на основании исключительно соглашения. Также можно предусмотреть составление акта на аренду автомобиля. Расходы на услуги водителя могут быть приняты в налоговом учете на основании оформленных актов на услуги по управлению. Важно, чтобы они были оформлены в соответствии с законодательством.

Один из главных первичных документов для налогового учета – путевой лист. Он подтверждает и расходы на топливо. В 2017 году вступили в силу правила по оформлению документов, закрепленные Постановлением Госкомстата от 28.11.1997 №78. Она разработана для автотранспортных организаций. Однако другие типы фирм также могут брать ее за основу, как и разработать собственную форму. Собственную форму важно закрепить в учетной политике и проверить соответствие документа требованиям 402-ФЗ к реквизитам первичного документа.

Порядок заполнения путевых листов закреплен в Приказе Минтранса от 18.09.2008 №152. В 2017 году в документ были внесены изменения, которые касаются содержания в документе следующей информации и данных:

Важно знать, что в строке «Сведения о транспортном средстве» нужно обязательно указывать день и время, когда был проведен предрейсовый контроль технического состояния машины. Эту строку нужно заполнять, если предрейсовый контроль предписан нормативно-правовыми актами. Также путевой лист может не иметь печать (штамп) компании или ИП.

Также нужно учитывать, что инспекторы ФНС могут запросить данные о маршруте поездок, поэтому такую информацию важно учитывать. Формулировка маршрута перемещения должна говорить о производственных целях, например о поездке на переговоры с заказчиком.

Размеры трат на ГСМ в целях налогообложения прибыли не ограничены налоговым законодательством. Обычно нормируют расходы на компенсацию за использование машины для служебных поездок. При анализе обоснованности трат инспекторы ФНС могут руководствоваться Нормами расхода топлива и смазочных материалов, утвержденных распоряжением Министерства транспорта России. Если наблюдается превышение фактических расходов над нормами, то налоговые органы могут подвергнуть сомнению экономическую обоснованность.

Однако компании все равно должны учитывать специфику своей работы и применять разработанные нормы на основании соответствующих технических документов, например норм Минтранса или информации, которая содержится в документах завода-производителя. Минфин дает разрешение на не придерживаться норм тем компаниям, которые не являются автотранспортными, а разрабатывать свои. Однако в этом случае все решения нужно закрепить в учетной политике через приказ генерального директора.

Если организация оказывает транспортные услуги, то она должны вести журнал регистрации путевых листов.

Чтобы передать автомобиль от хозяина арендатору нужно оформить акт приема-передачи основных средств. Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета гласит, что арендованное транспортное средство учитывается на забалансовом счете 001 «Арендованные основные средства» в оценке, указанной в договоре аренды. После окончания договора актив списывается с забалансового счета арендатора.

При использования арендованного актива для работы, связанной с изготовлением и продажей продукции, покупкой и продажей товаров, а также с выполнением работ, размер арендной платы и услуг водителя учитываются в составе расходов по стандартным видам деятельности в бухучете. Расходы признаются в том отчетном периоде, когда они были произведены реально независимо от даты фактической выплаты денег за аренду. Получается, что арендатор отражает арендную плату в бухгалтерском учете в периоде, к которому она относится.

Плата за аренду списывается в зависимости от того, для какого вида деятельности был арендован автомобиль. Бухгалтерские проводки при аренде автомобиля у гражданского и юридического лица будут следующие:

Если аренда у гражданского субъекта предполагает аренду у сотрудника компании, то нужно применять счет 73, в случае аренды у физического лица — ИП или у юридического лица будет использоваться счет 76.

Важно сказать, что при использовании транспортных средств в аренде, нужно уделить внимание определенным правилам составления документов. В договоре аренды нужно указать всю информацию об авто, соответствующую документам транспортного средства. Если соглашение заключается с физлицом по аренде транспортного средства с водителем, то нужно указать отдельно в соглашении цену аренды и цену услуг управления транспортным средством. Расходы отражаются в правильно заполненных документах, которые не вызовут лишних вопросов у налоговых органов.