• /
  • /

Недостача в финансовом учете: как ее выявить и списать

Дата публикации/обновления: 25.12.2023
Недостача – это состояние в бухгалтерском учете, которое возникает на основе разницы между данными в документах между реальным наличием средств на счетах. Важно понимать, что эта разница всегда отрицательная, то есть фактически денег оказывается меньше, чем должно быть по бумагам. В этой статье мы подробно расскажем, что делать с недостачей с точки зрения выравнивания бухгалтерского учета.

Откуда возникает недостача

Причин для возникновения недостачи может быть много. Однако аудиторы и другие эксперты выделяют несколько самых распространенных причин/ошибок:
  • 1
    Хищение средств. Злоумышленники при применении разных схем могут воспользоваться ситуацией и похитить особо ценные активы: наличные средства, дорогое имущество, ценную технику и другое. Хищение чаще всего встречается в магазинах, торговых центрах, где сотрудники или покупатели могут похищать товар.
  • 2
    Нарушение правил приемки товаров. Если сотрудники магазина неправильно разгружают или хранят товар, то он может потерять свои свойства (испортиться). В этом случае он списывается, а компания несет убытки, так как по документам на балансе определенное количество товаров, а в реальности другое.
  • 3
    Халатность должностных лиц. Если товары продаются без документального подтверждения или отпускаются без должной фиксации, это за это несет ответственность материальное лицо.
  • 4
    Путаница в учете. Учет при получении и хранении товара – важный бухгалтерский момент. Ошибки становятся причиной недостачи товара. Например, важно при приемке товара в магазине тщательно пересчитывать количество штук в партии. Иногда ошибки возникают из-за неправильного размещения товара на складе.
  • 5
    Невозможность продать товар. Причина кроется в низком спросе из-за рекламной политики, высоких цен.
  • 6
    Неполная поставка. За эту ситуацию ответственны два субъекта – поставщик и должностное лицо, которое принимает товар. Важно ставить подпись в накладной только после полной проверки численности товара. Задним числом доказать ошибку поставщика будет тяжело.
  • 7
    Ошибки в бухгалтерском учете. Только регулярная инвентаризация может помочь выявить ошибки – неверное заполнение документов, неправильная выдача и хранение товаров, неправильное внесение сумм в программу. Важно четко регулировать данные в «первичке», чтобы акты и описи поступали на учет без ошибок.
  • 8
    Потеря «первички». За потерю документов несет ответственность материальное лицо. Важно, чтобы документы на реализованные товары поступили в бухгалтерию и были оформлены по всем правилам. Также важно обеспечить наличие оригиналов (с реквизитами, подписью и печатью), а не копий.
  • 9
    Непредвиденные обстоятельства. Обычно к таким причинам относят форс-мажоры, которые не зависят от компании. Это относится к утрате документов из-за пожара или наводнения.
Бухгалтерии важно устранить все недостатки. Однако проще не допустить недостачу, а предотвратить ее возникновение. Для этого важно грамотно организовать бухгалтерский учет в компании.

За недостачу обычно отвечает материально ответственное лицо – это работник, который отвечает за финансы, товары или другое имущество компании на основании договора о полной материальной ответственности. Соглашение заключается не со всеми, а только с сотрудниками на определенных должностях.
Консультация
Оставьте заявку на бесплатную консультацию по интересующему вас вопросу, и наш специалист перезвонит вам в течение нескольких минут!

Инвентаризация – важный этап в выявлении недостачи

Инвентаризация – это полная перепись имущества и активов компании, включая финансовые активы, и их сверка с данными бухгалтерского учета. При наличии отрицательного результата возникает недостача. Для проведения процедуры фирма должна организовать специальную комиссию, которая должна выполнить следующие работы:
  • 1
    Сверить информацию в бухгалтерском учете с фактическими данными. Важно, чтобы в наличии были все активы, которые содержатся в ведомости. Таким образом, важно, чтобы на складе были все товары, которые есть в накладных.
  • 2
    Установить полный список материально-ответственных лиц, которые причастны к приемке и хранению товаров. Список лиц определяется числом сотрудников, которые подписали договоры о материальной ответственности.
  • 3
    Найти и описать товары, которые не могут быть реализованы по разным причинам. Важно, чтобы внести их в опись о не кондиции. Это товары с испорченным сроком годности или нетоварным видом.
  • 4
    Найти причину недостачи и виновного материально-ответственного лица. Важно понять, по чьей вине произошли ошибки при приемке и хранении товара.
  • 5
    Получить разъяснения по факту недостачи. Также сумма недостачи может быть взыскана из заработной платы сотрудника.
  • 6
    Истребовать дебиторскую задолженность с поставщика. Для этого на первом этапе составляется досудебная претензия. Если отправка жалобы не дала результат, то необходимо обращаться в суд.
Инвентаризационные бланки оформляются в соответствии с методическими указаниями Минфина №49 от 13.06.1995.

Что делать при обнаружении недостачи

Если по итогам инвентаризации была найдена недостача, то необходимо составить сличительную ведомость. В документе прописывают сведения о начале и окончании инвентаризации по каждой позиции на складе. Также важно зафиксировать следующие данные:
  • 1
    Объем недостачи в денежном и натуральном выражении
  • 2
    Балансовая стоимость испорченного или недостающего товара
  • 3
    Рыночная стоимость товара
  • 4
    Разница между двумя стоимостями
  • 5
    Допустимый для компании лимит естественной убыли
Ведомость должны заверить все участник инвентаризационной комиссии. Документ передается в бухгалтерию, где данные бухгалтерского учета корректируются по результатам инвентаризации.

Как отражается и списывается недостача в бухгалтерском учете

Если по итогам работы была выявлена недостача, то бухгалтерия должны скорректировать данные. Нехватку товаров необходимо отразить на счету 94. Он необходим для записи недостач и потерь материальных ценностей от порчи. Такие рекомендации дает Министерство финансов.

Списание недостачи можно провести за год до инвентаризации. Таким образом, на 31 декабря каждого отчетного года счет закрывается с нулевым сальдо. Таким образом, конечная инвентаризация будет проводиться до закрытия отчетного года.

Важно помнить, что к списанию подходят только товары и активы, которые имеют аналогичное с бухучетом наименование. Если на складе и в программе один и тот же товар имеет разное название, то списать его не получится. Сначала необходимо провести проверку истории товара: когда и от кого он получен, а также какие документы подтверждают получение. Если совпадения найдены, а причинно-следственные связи установлены, то товар можно списать на общих основаниях в точном количестве.

Порядок списания будет следующий:
  • 1
    Выпуск приказа о списании за подписью руководителя фирмы.
  • 2
    Учет денег на покрытие расходов инвентаризационной комиссии.
  • 3
    Суммирование их к сумме недостачи.
  • 4
    Сравнение суммы недостачи с нормой естественной убыли — недостача должна быть больше.
  • 5
    Отражение недостачи в бухгалтерских проводках.
Оставьте заявку на бесплатную консультацию, мы будем рады вам помочь!
Какие проводки можно применить?
  • 1
    Дебет 94 счета – указывается стоимость недостачи, Кредит 94 счета – сумма ее отнесения на расходы.
  • 2
    Обнаружение недостачи — Дт 94 Кт 50.
  • 3
    Предъявление к взысканию материально ответственному лицу — Дт 73.2 Кт 94.
  • 4
    Удержание из зарплаты ответственного сотрудника — Дт70 Кт 73.2.
  • 5
    Обнаружение нехватки ТМЦ на складе — Дт 94 Кт 10 (Кт 41 или Кт 43).
  • 6
    Списание недостачи на естественную убыль на складе — Дт 20 (Дт 44) Кт 94.
  • 7
    Списание недостачи сверх установленных норм естественного износа на складе — Дт 91.2 Кт 94.

Как недостача отражается в налоговом учете?

Это зависит от характера недостачи и того, на что она отнесена.

Например, если недостаток находится в пределах естественной нормы, то ее цену включают на материальные расходы. Если недостача сверх нормы, то стоимость включают в состав внереализационных расходов. Сюда же относят недостаток по основным средствам и ценностям, нормы убыли которых нормативами не регламентированы.

Если товары были утеряны или испорчены из-за пожаров или других стихийных бедствий, то ее необходимо списать на расходы либо на материальные, либо на внереализационные расходы. Разница в том, что причина списания должна подтверждаться документом о наличии последствий именно чрезвычайной ситуации – справе о пожаре или других документов.

Если виновника нельзя установить, то необходимо выпустить приложение документа об отсутствии виновных лиц.

В целом, в налоговом учете перерасчет по НДС из-за недостачи не производится. Это значит, что НДС не может быть пересчитан или возмещен. Однако если должностное лицо выплатило компенсацию, то сумму отражают во внереализационных доходах. Это уже сказывается на налогооблагаемой базе.

Важно понимать, что получить компенсацию с сотрудника бывает тяжело. Дело в том, что права работника защищает Трудовой кодекс, который ставит ряд условий для получения компенсации, например:
  • 1
    Наличие договора о материальной ответственности. На нем должны стоять подписи самого работника, который ответственен за прием и хранение товара. Соглашение подписывается при приеме на работу. Без договора взыскать компенсацию невозможно.
  • 2
    Сотрудник был ознакомлен с должностной инструкцией. Документ подробно расписывает обязанности сотрудника на рабочем месте. Инструкция может быть оформлена в виде приложения к трудовому договору или соглашению о материальной ответственности. Важно, чтобы инструкция имела подпись сотрудника.
  • 3
    Есть доказательства вины работника. Указать на виновного без должных доказательств сотрудника нельзя. Необходимо документально доказать утрату товаров и активов, и что она возникла из-за определенного человека. По итогам рассмотрения необходимо составить акт за подписью участников инвентаризационной комиссии. На его основании предъявляются обвинения материально ответственному лицу.
Если виновный работник не согласен со своей виной или суммой компенсации, то ему необходимо обратиться в суд для защиты своих прав. В каких случаях можно законно списать недостачу:
  • 1
    Умышленная порча имущества
  • 2
    Порча имущества в состоянии опьянения
  • 3
    Административное деяние или преступление, которое доказано судом
  • 4
    Разглашение коммерческой тайны
После окончания работы комиссии можно приступать к взысканию материальных потерь. Для этого удерживается приказ об удержании из зарплаты. Это можно сделать в течение месяца с даты установления суммы недостачи и виновника. Приказ должен содержать данные о сумме взыскания и причинах удержания. Согласно статье 138 ТК РФ размер удержания из заработной платы не должен превышать 20% от заработка за минусом НДФЛ. Однако приоритетным будет взыскание по исполнительному листу. Таким образом, если у сотрудника уже взыскивают часть из зарплаты, то удержание недостачи произвести не придется. Единственный оставшийся в этом случае вариант – получить письменное согласие сотрудника.

Если компания не успела вовремя издать приказ, то придется взыскивать недостачу через суд.

Ответы на часто задаваемые вопросы

Счет 94 «Недостача и потеря от порчи ценностей» содержит данные суммах, которые фирма потеряла из-за потерь и недостач материальных активов. Сюда можно записать все недостачи, которые были найдены при инвентаризации на складе или в кассе, а также при приеме товаров на склад и их складировании.

Однако счет не может отражать суммы, если они находятся в рамках нормативов, которые были оговорены заранее, предусмотрены в договоре или законе, а также если они образовались из-за стихийных бедствий.

Дебет по счету 94 показывает общую сумму недостач и потерь в компании. Чтобы понять, как правильно списать суммы с этого счета и закрыть его по итогам периода, нужно сперва классифицировать операции на те, что могут быть покрыты за счет виновников, и на те, что должны быть списаны.

Автор публикации:

Статья была вам полезна?

Вам также может быть интересно:

Мы можем встретиться с вами как в России, так и в Германии!

DVP | Москва
ООО "Др. Фойгт и партнеры"
Духовской переулок 17/10, 115191 Москва, Россия
пн-пт 09:00–18:00
info@partnery-audit.com
+7 495 690 92 62
DVP | Гамбург
DVP Audit GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft
Эрик-Блюменфельд-Платц 27 Б
22587 Гамбург, Германия
info@partnery-audit.com
Тел. +49 40 866 6740
Факс
+49 40 866 67444