Недостача в финансовом учете: как ее выявить и списать

Дата публикации/обновления: 25.12.2023

Недостача – это состояние в бухгалтерском учете, которое возникает на основе разницы между данными в документах между реальным наличием средств на счетах. Важно понимать, что эта разница всегда отрицательная, то есть фактически денег оказывается меньше, чем должно быть по бумагам. В этой статье мы подробно расскажем, что делать с недостачей с точки зрения выравнивания бухгалтерского учета.

Причин для возникновения недостачи может быть много. Однако аудиторы и другие эксперты выделяют несколько самых распространенных причин/ошибок:

Бухгалтерии важно устранить все недостатки. Однако проще не допустить недостачу, а предотвратить ее возникновение. Для этого важно грамотно организовать бухгалтерский учет в компании.

За недостачу обычно отвечает материально ответственное лицо – это работник, который отвечает за финансы, товары или другое имущество компании на основании договора о полной материальной ответственности. Соглашение заключается не со всеми, а только с сотрудниками на определенных должностях.

Инвентаризация – это полная перепись имущества и активов компании, включая финансовые активы, и их сверка с данными бухгалтерского учета. При наличии отрицательного результата возникает недостача. Для проведения процедуры фирма должна организовать специальную комиссию, которая должна выполнить следующие работы:

Инвентаризационные бланки оформляются в соответствии с методическими указаниями Минфина №49 от 13.06.1995.

Если по итогам инвентаризации была найдена недостача, то необходимо составить сличительную ведомость. В документе прописывают сведения о начале и окончании инвентаризации по каждой позиции на складе. Также важно зафиксировать следующие данные:

Ведомость должны заверить все участник инвентаризационной комиссии. Документ передается в бухгалтерию, где данные бухгалтерского учета корректируются по результатам инвентаризации.

Если по итогам работы была выявлена недостача, то бухгалтерия должны скорректировать данные. Нехватку товаров необходимо отразить на счету 94. Он необходим для записи недостач и потерь материальных ценностей от порчи. Такие рекомендации дает Министерство финансов.

Списание недостачи можно провести за год до инвентаризации. Таким образом, на 31 декабря каждого отчетного года счет закрывается с нулевым сальдо. Таким образом, конечная инвентаризация будет проводиться до закрытия отчетного года.

Важно помнить, что к списанию подходят только товары и активы, которые имеют аналогичное с бухучетом наименование. Если на складе и в программе один и тот же товар имеет разное название, то списать его не получится. Сначала необходимо провести проверку истории товара: когда и от кого он получен, а также какие документы подтверждают получение. Если совпадения найдены, а причинно-следственные связи установлены, то товар можно списать на общих основаниях в точном количестве.

Порядок списания будет следующий:

Какие проводки можно применить?

Это зависит от характера недостачи и того, на что она отнесена.

Например, если недостаток находится в пределах естественной нормы, то ее цену включают на материальные расходы. Если недостача сверх нормы, то стоимость включают в состав внереализационных расходов. Сюда же относят недостаток по основным средствам и ценностям, нормы убыли которых нормативами не регламентированы.

Если товары были утеряны или испорчены из-за пожаров или других стихийных бедствий, то ее необходимо списать на расходы либо на материальные, либо на внереализационные расходы. Разница в том, что причина списания должна подтверждаться документом о наличии последствий именно чрезвычайной ситуации – справе о пожаре или других документов.

Если виновника нельзя установить, то необходимо выпустить приложение документа об отсутствии виновных лиц.

В целом, в налоговом учете перерасчет по НДС из-за недостачи не производится. Это значит, что НДС не может быть пересчитан или возмещен. Однако если должностное лицо выплатило компенсацию, то сумму отражают во внереализационных доходах. Это уже сказывается на налогооблагаемой базе.

Важно понимать, что получить компенсацию с сотрудника бывает тяжело. Дело в том, что права работника защищает Трудовой кодекс, который ставит ряд условий для получения компенсации, например:

Если виновный работник не согласен со своей виной или суммой компенсации, то ему необходимо обратиться в суд для защиты своих прав. В каких случаях можно законно списать недостачу:

После окончания работы комиссии можно приступать к взысканию материальных потерь. Для этого удерживается приказ об удержании из зарплаты. Это можно сделать в течение месяца с даты установления суммы недостачи и виновника. Приказ должен содержать данные о сумме взыскания и причинах удержания. Согласно статье 138 ТК РФ размер удержания из заработной платы не должен превышать 20% от заработка за минусом НДФЛ. Однако приоритетным будет взыскание по исполнительному листу. Таким образом, если у сотрудника уже взыскивают часть из зарплаты, то удержание недостачи произвести не придется. Единственный оставшийся в этом случае вариант – получить письменное согласие сотрудника.

Если компания не успела вовремя издать приказ, то придется взыскивать недостачу через суд.